外国人雇用手続き完全ガイド | 注意点・入社前から入社後まで解説
外国人の採用を検討、採用したが手続きが難しいのでは？と心配されている方は多いです。
実は、外国人を採用した場合も、社会保険や給与計算などは日本人と同じです。大きく違う点としては、在留資格（就労ビザ等）の取得や更新などになります。
今回は、採用前する際の手続き内容、入職前から入職後までの必要な届け出まで、詳しく解説します。
【ステップ1】まずは在留資格を確認する
雇用したい外国人が在留資格を持っている場合の確認点
外国人を採用する際に、まず行わなければならない重要な点は、在留資格（ビザ）の確認です。在留資格には日本で働けるものと、そうでないものがあるので「面接前」に行う必要があります。
就労不可の在留資格で就労すれば違法となりますので、雇用の手続きを行う前に確認しましょう。在留カードで確認するのは以下2つです。
確認ポイント①▶在留カード表面の「就労制限の有無」欄
【就労不可】
原則雇用はできませんが、裏面の「資格外活動許可欄」によっては制限付きで可能です。
【在留資格に基づく就労活動のみ可】
一部制限があるが、雇用は可能です。制限内容を確認しましょう。
【指定書により指定された就労活動のみ可】
在留資格「特定活動」の場合にこの記載があるのでパスポートに貼付されている「指定書」を確認しましょう。
【就労制限なし】
就労内容に制限はありません。
※現在持っている在留資格で就労不可の場合は、労働契約の締結をした後に在留資格の変更を行う必要があります。
確認ポイント②▶在留カード表面「有効期間」欄
在留カードには有効期限があります。有効期限が迫って来ている場合は、有効期間の更新見込みや、更新のタイミングが重要となります。
- 確認ポイント③▶在留カード裏面の「資格外活動許可」欄
・「許可（原則週２８時間以内・風俗営業等の従事を除く）」
・「許可（資格外活動許可書に記載された範囲内の活動）」※資格外活動許可書で可能な範囲を確認しましょう。
雇用したい外国人が在留資格を持っていない場合は取得の見込みを調査する
外国人の面接などをする前に確認しなければいけないことは「就労ビザ取得の見込みを確認する必要がある」ということです。就労ビザが取得できる見込みがない方は、採用しても働くことができないので事前に調べておく必要があります。
就労目的で在留が認められているのは、厚生労働省から出している「在留資格一覧表」から確認してみましょう。
就労ビザには様々な種類がありますが、システムエンジニア、企画・営業・経理、事務、通訳、デザイナーなどの職業で外国人を雇用する場合は、原則として「技術・人文知識・国際業務ビザ」という資格を取得する必要があります。
特定技能ビザに関しては、人手不足が顕著な12分野で認められており、基本的には18歳以上で特定技能の各試験に合格している方であれば採用することが可能です。ただし、特定技能外国人の受入には支援が必要となり、その他受入機関としての基準もありますので確認の上採用を進める必要があります。
詳しくはこちらを参照ください。
※特定技能対象分野が12分野から16分野に2024年3月に閣議決定で拡大されました
【ステップ2】外国人を雇用する前に必要な手続きを行う
雇用契約を作成・締結する
内定を出したら、労働契約を締結します。この際に用意するのが「雇用契約書」または「労働条件通知書」で、どちらでも問題ないです。
上記の書類には2つの役割があります。
1つは就労ビザ（在留資格）の申請の際に必要書類となること、そしてもう一つは外国人労働者とのトラブルを回避することです。
- 契約書作成の際の重要なポイントは以下の通りです。
・就労ビザの申請や更新の際に必要書類である
・理解できる言語で作成する
・業務内容が在留資格の活動内容と一致する
・在留資格によっては、業務内容が学歴や職歴に関連する
・就労ビザがもらえない場合の取り扱いについて一文（停止条件）
海外にいる外国人を日本で社員として採用する場合
海外にいる外国人を採用し、日本で社員として採用する場合は、内定後に「在留資格認定証明書」の地方出入国在留管理官署へ申請します。
「在留資格認定証明書」は、発行から3ヶ月以内に日本へ入国しなければ無効になってしまうので、注意が必要です。
在留資格認定証明書の発行後は、外国人労働者本人が就労ビザを取得する必要があります。また、就労ビザの申請手続きは、雇用契約書の締結が前提となります。申請の審査には時間がかかるので、余裕を持って申請を行いましょう。
日本にいる外国人の留学生を新卒採用する場合
外国人留学生を新卒採用したい場合は、在留資格が変更になるため、「在留資格変更許可申請」を行う必要があります。ただし、新卒でもパートやアルバイトで就労時間が短い業務で採用する場合は、その就労が継続的かつ安定的でないと判断されれば、就労資格が許可されない可能性があります。
「在留資格変更許可申請」は、就労開始の前年度12月ごろから受付けています。内定後、早めに留学生と相談のうえ、申請準備を進めましょう。
日本にいる外国人をアルバイト・パートとして採用する場合
原則として留学などによって在留する外国人は、雇用されて収入を得ることはできません。ただし「資格外活動許可」を得れば、在留資格で許可されている活動(学問など)を阻害しない範囲で収入を得ることが認められています。資格外活動許可を得て労働する場合でも、週28時間の労働時間が限度とされており、風俗営業など一定の業務は就労が禁止されています。
日本で働いている外国人を中途で採用する場合
すでに日本で働いている外国人を採用する場合は、まずは現在の在留資格のままで、自社（転職先）の業務に従事可能か確認しましょう。
転職元と転職先の職種が同じケースでは、基本的に在留資格を変更する必要はありません。
しかし、前職と同じであっても在留資格を変更が必要な場合があります。例えば、前職は特定技能で介護をやっていたが、国家資格に合格した介護福祉士を雇う場合は在留資格「介護」に切り替える必要があります。また、前職と転職先の職種が異なるケースは「就労資格証明書」を行い自社で採用が可能かを入国管理局に判断してもらいましょう。
【ステップ3】外国人を雇用した後の手続きを行う
「外国人雇用状況届出書」もしくは「雇用保険被保険者資格取得届」を提出する
特別永住者の方・日本国籍を持たない方で在留資格「外交」「公用」の方は対象外で、それ以外はすべて対象となります。
通常の「永住者」は提出が必須です。正社員かアルバイトかなど、雇用形態に関係なく対象となります。雇用保険の被保険者となる外国人の場合は「雇用保険被保険者資格取得届」を提出し、雇用保険の被保険者とならない外国人の場合は「外国人雇用状況届出書」を提出します。
雇用保険加入の手続きを行う
外国人が雇用保険に加入する際の具体的な手続きとしては、「雇用保険被保険者資格取得届」の備考欄に国籍や在留資格、期間、資格外活動許可の有無などを記入し、雇入れ日の翌月10日までに、ハローワークへ届け出ます。昼間部の留学生とワーキングホリデーは、雇用保険の対象にはなりません。
健康保険と厚生年金加入の手続きを行う
厚生年金保険と健康保険はセットになっています。そのため、厚生年金保険に加入しなければ、健康保険への加入ができなくなります。
外国人の場合も日本人と同じく、所定労働時間と所定労働日数によって、厚生年金保険と健康保険に加入すべきかどうかが変わります。
また、個人事業主で働いている場合、厚生年金保険と健康保険への加入が不要となる可能性があります。
外国人雇用における注意点とアドバイス
在留資格更新の申請を早めに行う
長期的に外国人を雇用する場合は、在留資格の更新が必要です。
永住者を除いて「在留期間」が定められており、許可されている就労活動を日本で継続するためには、「在留期間更新許可申請」を行う必要があります。
在留期間の更新は在留期限の3ヶ月前から申請可能なため、在留カードなどで有効期限を確認し、早めに申請しておきましょう。
受給できる助成金・補助金を活用する
外国人材の雇用にあたっては、「助成金」や「補助金」を活用できます。
助成金も補助金も、返済不要であることが大きな特徴ですが、両者にはそれぞれ異なる点があります。
助成金は、主に厚生労働省が管轄している制度で、要件を満たせば基本的に受給可能です。一方補助金はおもに経済産業省の管轄であり、数ある応募のなかから審査が行われ、採択された場合のみ受給できます。
日本人と同等額以上の報酬を用意する
日本人と同様に、外国人に対しても同一労働同一賃金制度と、最低賃金法については必ず守りましょう。
まれに勘違いされている方がいますが、外国人だからといって、不当に賃金を下げていいわけではありません。
守らない場合は当然、違法となり不足分を払わなければなりません。外国人の待遇について不平等になっていないか、注意しましょう。
まとめ
外国人を雇用する際は、在留資格によって就労が制限される場合もあるため、雇用する前に十分に確認する必要があります。
就労可能な在留資格を有していない場合は、不法就労になる恐れがある為、注意しながら進めていきましょう。
外国人採用が初めての方や心配がある方は、人材紹介事業者や行政書士など専門家の助けを借りることを検討することをおすすめします。
