外国人労働者と円滑にコミュニケーションを取るコツは?トラブル回避する方法

採用ノウハウ

日本企業で働く外国人労働者が増加する中、言葉の壁や文化の違いから生じるコミュニケーションは最も多いトラブルです。
外国人スタッフとうまく意思疎通ができず、作業効率が落ちたり人間関係がこじれたりするケースも少なくありません。
外国人材の採用が増えていく中で、どうすれば円滑なコミュニケーションが取れ、トラブルを未然に防げるのでしょうか。
今回は、外国人スタッフとのコミュニケーションで起こりがちな問題点と、それを解決するためのポイントをご紹介します。

コミュニケーションのトラブルが起こる理由

日本語の曖昧な表現が伝わらない

日本語には意図を「察してほしい」「読み取ってほしい」といった曖昧な表現が多く、外国人にとってはその意味が伝わりにくいことがあります。
例えば、「前向きに検討いたします」のようなオブラートに包んだ言葉で、提案を保留または辞退するケースもあるでしょう。
英語などの外国語は主語や述語、目的語などの構文が明確であり、曖昧な表現ではコミュニケーションが成立しないことが多いです。
そのため、外国人に対して「前向きに検討いたします」といった表現ではうまく伝わらず、「YESなのかNOなのか」「いつまでに返答するのか」などの明確な情報を提示する必要があるのです。
このように、日本語の曖昧さや複雑さが、外国人とのコミュニケーションギャップを生む一因となっています。

日本人特有の「暗黙のルール」を知らない

外国人労働者にとって最も戸惑うのが、日本人特有の「暗黙のルール」でしょう。
例えば、会社では始業時間ギリギリの出社は、たとえ間に合っていたとしても、良くないことだとされています。
日本で浸透している「10分前行動」のように、始業開始の10分前には出社していることが「暗黙のルール」になっているケースが多いですよね。

こうした「暗黙のルール」は、外国人労働者との円滑な人間関係やコミュニケーションを阻害する大きな要因となっています。
始業開始時間に仕事を始められるように、「10分前に出社して準備をしよう」など、言葉と態度の一致を心がけ、明確な指示を出すことが何より大切です。
また、外国人労働者の立場に立って考え、文化の違いを理解することも重要なポイントです。

日本人が使う日本語が難しい

日本人が使う日本語が難しいのも、外国人労働者とのコミュニケーションギャップの一因です。
例えば、「〜ではないでしょうか」「〜かもしれません」といった遠回しな表現や、「お客様」「社員」など、日本特有の敬語表現が多用されます。
これらの言葉は、日本人同士のコミュニケーションでは当たり前のように使われていますが、外国人にとっては理解が難しく、誤解を招く原因にもなります。

そこで、外国人とのコミュニケーションでは、「やさしい日本語」を意識することが大切です。 難しい言葉や表現を避け、簡潔で明確な言葉を選ぶようにしましょう。
また、はっきりとゆっくり話すことで、相手の理解を助けることができます。
外国人労働者とのコミュニケーションを円滑にするためには、私たち日本人が普段使っている日本語を見直し、相手に合わせた言葉選びをする努力が必要不可欠なのです。

 

外国人がコミュニケーションで抱えている不満

文化的な誤解や偏見

価値観の違いは、異なる文化や背景を持つ人々が協力する上で潜在的な葛藤を引き起こす要因となります。
この問題は、日本人同士でも発生し得るものであり、外国人労働者との交流においては一層複雑なものとなります。
一部の労働現場では、「日本で働いているから」といった理由で、従業員に対して日本の価値観や常識を押し付けることが見受けられます。
これは、働く環境において自国の文化が尊重されていないと感じさせ、外国人労働者にとってはストレスの原因につながります。
こうしたストレスを抱えながら同じ職場で働くと、コミュニケーションは円滑に進みません。

職場や日本独自のルールを強制しすぎる環境は、外国人にとっては自国の文化が無視されていると感じさせる可能性があります。
これにより、労働者はストレスを感じ、職場環境への適応が難しくなります。
バランス感覚を持ち、異なる文化を尊重しつつ、効果的なルールを策定することが大切です。

日本語の難しさ

日本語は外国人にとって難しい言語です。漢字の読み書きは大変ですし、同音異義語が多いのも混乱の原因になります。
例えば「橋」と「箸」は発音は同じですが、意味が全く違います。
さらに、日本語には「常に明示的に言わない」という特徴があります。
「行きたくない」と言わずに「今日は体調が悪いので」と言ったりするわけです。
こうした言葉以外の意味を汲み取ることが外国人には難しいです。敬語の使い分けも大変です。
複雑なルールから「日本語が難しすぎて理解できない」と外国人は感じる方は多いでしょう。

サポートシステムの不足

外国人労働者が直面する大きな課題の一つが、サポートシステムの不足です。
例えば、日本語の研修が十分に行われていないケースがあります。
「日本語を学びたいけど、機会がない」「仕事が忙しくて時間が取れない」といった声が聞かれます。
日本語が理解できないと、業務指示の伝達ミスの原因になります。

また、生活面でのサポートも不十分な場合があります。
住居の確保や日本で暮らす上での手続きなど、さまざまな課題に直面します。 来日後間もない外国人の大多数は、日本に親しい人がいません。
さらに外国人材の中には「友人をつくったり、周囲の人との関係性を深めたりするのが難しい」と感じている人も一定数いるようです。
こうした不安は、仕事へのモチベーションの低下にもつながりかねません。

入社前からチームメンバーや同期、同じ外国人メンバーとの交流の機会を設けるなど、あらかじめ周囲との関係性の基盤づくりをすることで、外国人材の孤独感は減らせるでしょう。
外国人が安心して働ける環境を整備することで、長期的な定着と生産性の向上が期待できます。

 

外国人と円滑にコミュニケーションを取るポイント

遠回しな言い方をしない

外国人労働者とコミュニケーションを取る際、遠回しな言い方をしないことが大切です。
日本語には曖昧な表現が多く、外国人にとって理解が難しい場合があります。
そのため、外国人労働者に対しては、ストレートに要点を伝えることが大切です。
明確に指示を出すなど、遠回しな言い方は避けましょう。
結論から話し、ゆっくりと丁寧に説明することで、お互いの認識のずれを防げます。

ゆっくりと結論から話す

外国人とのコミュニケーションでは、結論からゆっくり話すことを意識しましょう。
日本語は最後に結論が来る文法となっているため、つい結論を最後に話してしまいがちですが、英語などの外国語は最初に結論が来ます。
そのため、外国人と話す際は結論から述べることが重要です。
結論から話すためのコツとしては、PREP法が挙げられます。
PREP法は、P(結論)→R(理由)→E(事例、具体例)→P(結論)の順番で会話を展開する話法です。

また、相手が日本語を正しく聞き取るためには、ゆっくりとしたペースではっきりと話す必要があります。
英語などの外国語を使って会話する場合でも、発言内容を正確に伝えるうえでは、ゆっくりと話すことは大事なポイントとなるでしょう。
一つひとつの言葉をはっきりと発音し、日本人同士で会話するときよりも意識的に会話のペースを落とすことが重要です。

このように、PREP法を意識しながら最初に結論や全体像を伝えることや、ゆっくりと結論から話し、お互いの文化を尊重することで、外国人労働者とのコミュニケーションが外国人とのコミュニケーションの円滑化が期待できるでしょう。

日本の価値観を押し付けず文化の違いを理解する

日本の価値観を押し付けず、相手の文化の違いを理解することも大切です。
例えば、上下関係を重んじる日本の職場では、外国人が上司に対して率直に意見を言うことに対して戸惑う方もいらっしゃると思います。
そのため、「私たちは、こうすることが一般的ですが、あなたの文化ではどうですか?」と尋ねるなど、オープンなコミュニケーションを心掛けてみることも大事なポイントです。
異文化理解のためには、相手の立場に立って考えることが不可欠です。
外国人材の活躍を促すには、企業側が柔軟な姿勢を持つことが重要なのです。

同じチームメンバーとして協力関係を築くためには、まずは相手の文化的背景を理解して認め合うことが大切です。
「日本のルールにすべて従ってほしい」という考えよりも、外国人の価値観や生活習慣などを尊重しながらコミュニケーションを図っていくことでより良い職場環境を作っていけることが期待できます。

 

今後の外国人採用に向けて

異なる文化・習慣から来た外国人とコミュニケーションで問題が起きてしまうのは、仕方がないことです。
しかし、お互いの文化を受け入れ理解したり、お互いの言語レベルに配慮しながらコミュニケーションを取ることで、多くの問題を事前に防ぐことができます。
また、このような取り組みを行うことが、人材の定着にもつながっていくと考えられます。

コミュニケーションにおいてだけではなく、わからないことや不安な点があれば、事前に外国人材の受入れを経験している施設に相談するなど、トラブルが起きないよう準備を進めておくことも対策の1つです。
Stepjobでは、はじめて外国人材を受入れる企業様に安心していただける様々なサポートをご用意しておりますので、お悩み・ご相談がございましたら、お気軽にお問い合わせください。

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