在留カード等番号失効情報照会の使い方｜採用時の確認手順

採用ノウハウ

更新日：2026年08月18日投稿日：2026年08月18日

この記事でわかること

在留カード等番号失効情報照会は、採用候補者が提示した在留カードの番号と有効期間を入力し、その番号が失効情報に載っているかを見る公的なサービスです。
照会結果だけでカードが本物だと決めず、原本や本人との照合も組み合わせます。
条件を分けて見るのが要点です。
・入力する2項目
・結果ごとの対応
・偽変造対策との併用
・採用記録の残し方

採用前する際の手続き内容、入職前から入職後までの必要な届け出まで、詳しく解説したこちらの記事もご確認ください。
外国人雇用手続き完全ガイド | 注意点・入社前から入社後まで解説

番号照会を始める前に見ること

番号照会を使う際の確認項目は、在留カード等番号とカードに記載された有効期間の満了日です。採用候補者から原本を提示してもらい、番号と日付を一文字ずつ入力します。コピーや口頭情報だけで進めず、入力後も氏名、顔写真、在留資格、就労制限、在留期限を予定業務と照らし合わせます。

公式サイト：在留カード等番号失効情報照会（出入国在留管理庁）

番号照会の要点

在留カード等番号失効情報照会の判断材料は、在留カード等番号と有効期間の満了日を入力した結果です。「失効していません」と表示されても真正性の証明にはなりません。券面の情報、本人同一性、ICチップの読取結果、在留資格と予定業務の適合を合わせて見ると判断しやすくなります。

番号照会の入力項目

入力するのは、在留カード右上などにある英字を含む番号と、カードの有効期間の満了日です。在留期間の満了日とは異なる場合があるため、画面が求める項目名を読み、原本の該当欄から転記します。全角・半角や数字の見間違いも起こり得るので、照会不能ならまず入力値を原本と突き合わせます。

照会結果ごとの対応

照会結果は、採用可否そのものではなく、番号が失効情報に載っているかを判断する材料です。具体的には、失効情報が見つからない場合、失効情報がある場合、入力やシステムの事情で結果を得られない場合に分けます。どの結果でも、在留資格と職務内容の照合は別に実施します。

結果別の対応

照会結果	見採用担当者の対応	注意点
失効していません	券面・本人・就労範囲を見る	カードの真正性を裏付ける結果ではない
失効しています	就業開始を保留する	入管など公的窓口へ問い合わせる
結果を得られない	入力値と稼働状況を見る	推測で採否を決めない

照会前の準備

照会前に、在留カード原本、候補者本人、採用予定の職務記述書をそろえます。番号照会はカードの状態を見る一工程であり、その人が予定業務に就けるかを判定する機能ではありません。照会後に就労制限欄、資格外活動許可、指定書、在留期限も読み、職務と勤務時間へ突き合わせます。

番号照会だけでは足りない理由

番号照会だけで採用可否を決めないことが実務上の判断材料です。出入国在留管理庁も、照会結果だけでは在留カードの真正性を証明できないと案内しています。券面の偽変造防止対策、本人との同一性、ICチップの情報などを組み合わせ、失効情報の有無と本物らしさを別々に見ます。

番号照会だけでは足りない

採用時は、原本の番号と有効期間を入力し、結果画面を読み、券面の氏名・顔写真・在留資格・就労制限を本人と照合します。その後、本人の同意を得たうえで、最新版の在留カード等読取アプリケーションを使ってICチップの情報と券面を照合します。在留カード等読取アプリなどでICチップを読み取れる環境があれば併用します。いずれかに不一致があれば、その場で採用可とせず追加照会へ進みます。

偽変造対策との併用

記録には、照会した日時、担当者、入力したカード番号、有効期間、表示された結果、原本を見た事実、追加対応を残します。画面の保存やカードの写しを扱う場合は、社内の個人情報ルールに従い、閲覧者と保存期間を限定します。目的のない長期保存や関係者への広い共有は避けます。

結果の読み方に迷う場面

判断に迷いやすいのは、「失効情報なし」を本物の証明と受け取る場合、カード番号を誤入力した場合、更新申請中の記載がある場合、新しい券面様式に慣れていない場合です。例えば、2026年6月14日から在留カード等の様式が変わっているため、古い見本だけで偽物と決めないようにします。

結果が出ない場合

迷う場面	追加で見るもの	次の対応
失効情報なし	券面とICチップ	本人同一性も照合する
失効情報あり	原本と公的情報	就業を保留して問い合わせる
更新申請中	裏面の申請欄	現在の在留資格と職務を見る
新様式のカード	入管庁の最新見本	古い見本だけで判定しない

採用を止める場面

入力内容が合っているのに結果を得られない場合は、繰り返し入力する前にサービスの稼働案内を見ます。照会サイトは2026年1月5日にURLが変わっており、夜間の定期メンテナンスもあります。古いブックマークや停止時間が原因なら、公式ページから入り直し、稼働後に再試行します。

採用時に残す照会記録

実務では、照会手順、結果ごとの担当者対応、保留基準を一枚の手順書にします。「失効しています」と表示された場合、本人情報の不一致、ICチップを読み取れない、在留資格と職務の適合を判断できない場合は、就業開始を止める条件です。担当者の経験だけに頼らず、上長や公的窓口へ戻す経路を決めます。

照会記録の残し方

社内フローは、原本受領、本人同一性、番号照会、券面・ICチップ、就労範囲、記録の順にします。採用担当と配属先で役割を分ける場合、採用担当がカード情報を見て、配属先が職務記述書を確定し、最終判定者が両方を照合する形にすると、情報の抜けを見つけやすくなります。

個人情報の扱い

照会結果の記録にはカード番号などの個人情報が含まれます。採用選考で使う目的を候補者へ示し、閲覧権限を必要な担当者に絞ります。不採用者と採用者で保存期間を分ける、画面画像をメールで回さない、台帳のアクセス履歴を残すなど、社内規程に沿う運用が判断材料になります。

照会できないときの原因と対処

在留カード等番号失効情報照会で結果を得られないときは、番号の誤入力、利用時間、接続環境、カードの発行時期を分けて確認します。エラーを「失効」と読み替えたり、反対に「システムの問題」と決めつけたりしないことが大切です。公式サポートページから最新URLへ入り、原因を一つずつ切り分けたうえで再照会します。

URL・利用環境・メンテナンス

失効情報照会は、データ更新のため毎日20時から23時まで利用できません。また、2026年1月5日以降は、海外IPアドレスや接続元情報を匿名化するVPN・プロキシ等からのアクセスが制限されています。古いブックマーク、停止時間、VPN接続を確認し、通常の国内ネットワークから公式URLへ入り直します。

当日発行・更新申請中の読み方

「失効しています」と表示されても、再交付や新しいカードの交付で旧番号が失効した場合のほか、当日発行分がまだデータ更新されていない場合があります。一方、更新等の申請中は、券面の在留期間満了日を過ぎても「失効していません」と表示されることがあります。結果だけで採否を決めず、カード裏面や受付完了メールも確認します。

読取アプリと併用する在留カード確認

在留カードの有効性確認は、番号照会と在留カード等読取アプリケーションを組み合わせます。番号照会は失効情報の有無、読取アプリはICチップに記録された情報と券面の照合に使うため、役割が異なります。本人、原本、券面、ICチップ、照会結果の順に確認し、どこかに不一致があれば就業開始を保留します。

ICチップと券面を照合する

読取アプリでは、ICチップ内の情報を表示し、提示された在留カードの券面と見比べます。読取結果が正常でも、予定業務が在留資格の範囲に入るかは別の確認です。氏名、顔写真、在留資格、就労制限、資格外活動許可を本人と照らし、採用予定の職務記述書まで確認して初めて採用判断へ進みます。

新様式カードで見る情報

2026年6月14日以降の新様式では、券面情報の構成が変わっています。旧様式の見本と違うだけで偽造と判断せず、入管庁の最新見本を参照します。特に「在留期間」と「在留期間の満了日」を混同しないことが重要です。番号照会へ入力するのは在留カード等番号とカードの有効期間満了日であり、在留資格の期限判定とは分けて記録します。在留カード等読取アプリ（2026年9月頃改修予定）または住民票で対応します。社内チェックリストを最新様式に合わせて更新しておくことを推奨します。